The Belgian VAT authorities have published a new circular letter on e-invoicing (Circular Letter 14/2014 of April 4, 2014). This circular letter starts with an overview of the historical background of the Belgian VAT legislation. Subsequently, the circular letter provides comments regarding the conditions of e-invoicing and guidelines regarding the implementation of an e-invoicing and/or archiving solution.
———————————–
De circulaire (AAFisc Nr. 14/2014 dd. 04.04.2014) verduidelijkt de aangepaste Belgische wetgeving die er gekomen is door de implementatie van de Europese Richtlijn 2010/45/EU in verband met elektronische facturering. Deze circulaire vervangt alle eerdere communicatie van de administratie met betrekking tot elektronische facturering en treedt (retroactief) in werking op 1 januari 2013.
———————————–
(DUTCH VERSION BELOW)
As a reminder, the authorities refer to the basic conditions of e-invoicing. In first instance, e-invoicing should be accepted as a principle and from an operational viewpoint by the recipient of the invoice. Secondly, the authenticity of origin, the integrity of content and the readability of the invoice should be guaranteed as from the issuance of the invoice throughout the complete legal archiving period of 7 years (15 years when related to immovable property).
In particular for the first condition, the authorities emphasize that non-compliance can jeopardize the right to deduct input VAT, e.g. if acceptance of e-invoicing cannot be proven. The authorities therefore recommend drafting a specific agreement on e-invoicing or integrating a provision on e-invoicing into a written agreement.
Although there are no conditions regarding the methodology to be used by the taxpayer to ensure the requirement of authenticity of origin, the integrity of content and the readability, the following methodologies are commented upon by the authorities in the circular letter:
– a qualified electronic signature
– an advanced electronic signature
– Electronic Data Interchange (EDI)
– alternative technologies
– any business control that demonstrates a reliable audit trail
With regard to the last methodology (“any business control that demonstrates a reliable audit trail”), the VAT authorities provide some further details and recommendations. The circular letter indicates that an audit trail and business controls are in fact embedded in the company processes. Hereby a distinction is made between the sales processes and the purchases processes (e.g. procure-to-pay). Although the circular letter provides some recommendations, for further details they refer to the workshops of the CEN (European Committee for Standardization).
The type of business control is to be chosen in the light of the business activity, the extent of the activities, the type of suppliers and customers, etc. The VAT authorities refer, amongst others, to the framework created by COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) in view of setting up a business control framework. According to the COSO framework the internal business control consists of five components, being the control environment, risk assessment, control measures, information and communication, and the monitoring of the process. Those five components would ensure that an organization is managed in an intelligent way.
The choice of the most appropriate business control framework should be supported with a thorough cost benefit analysis, which focuses on the internal administrative-organizational processes, the impact on other business aspects, the needs of co-contractors and the technical solutions.
Furthermore, the taxpayer can opt for an independent advice of an external auditor. This opinion of the external auditor/advisor will serve as additional evidence. In this respect different types of evaluations and certifications are possible.
Note that the VAT authorities will not provide confirmation that a certain business control framework provides all the necessary guarantees with regard to the authenticity, integrity and readability of invoices. It is the responsibility of the taxpayer to determine whether sufficient documentation is available.
INFO:
http://www.efactuur.belgium.be/voordelen-onderneming
NEDERLANDS
Elektronische facturering wordt verduidelijkt
De administratie bevestigt dat:
een elektronische factuur aan dezelfde regels onderworpen is als een papieren factuur;
er sprake is van een elektronische factuur wanneer zij zowel ontvangen als verstrekt wordt in een elektronisch formaat (het soort formaat mag vrij worden bepaald: XML, Word, PDF…).
Daarnaast zijn er voor elektronische facturen twee bijkomende voorwaarden.
De eerste voorwaarde vereist de aanvaarding van de elektronische facturen door de afnemer. Deze aanvaarding kan stilzwijgend zijn (bv. de betaling van een elektronische factuur zonder protest). De administratie geeft echter duidelijk de voorkeur aan een schriftelijke overeenkomst omwille van de bewijskracht en de mogelijkheid om modaliteiten op voorhand vast te leggen.
De tweede voorwaarde verplicht de belastingplichtige om de authenticiteit van herkomst, de integriteit van inhoud en de leesbaarheid van de elektronische factuur te garanderen. Dit leidt tot een drievoudig bewijs:
bewijs dat de leverancier op de factuur ook daadwerkelijk de transactie heeft verricht (authenticiteit);
bewijs dat de inhoud van een factuur na de verzending niet meer gewijzigd kan worden (integriteit);
alle gegevens van de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn zonder veel onderzoek of interpretatie en dit gedurende de hele bewaringstermijn (leesbaarheid).
Nieuw is dat de belastingplichtige volledig vrij is om te bepalen hoe bovenstaande vereisten in de praktijk worden gewaarborgd.
De circulaire besteedt veel aandacht aan het belang van bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor nalaten. Een bedrijfscontrole is elk proces opgezet met als doel betrouwbare financiële, boekhoudkundige en reglementaire verslaggeving te genereren. Hierbij wordt een factuur niet langer als een geïsoleerd element beschouwd, maar als onderdeel van de transactieketen. Voorbeelden van dergelijke bedrijfscontroles zijn matching (vergelijkende controle van bv. bestelbon, vervoerdocumenten en factuur) en IT-controles. De keuze van bedrijfscontroles is aan de belastingplichtige, maar moet wel aansluiten bij de omvang, activiteit… van de onderneming. Uit de circulaire blijkt dat controlesporen elementair zijn in de bewijsvoering van de authenticiteit en integriteit van een factuur.
Onduidelijkheid
Waar vroeger vast stond dat de toepassing van EDI en de (geavanceerde) elektronische handtekening voldoende waren om de authenticiteit en integriteit van een factuur te verzekeren, is dit niet langer het geval. Deze technische middelen blijven bewijskrachtig, maar moeten worden aangevuld met bewijs afkomstig van (interne) bedrijfscontroles. Elke belastingplichtige moet nu zelf oordelen of zijn mix van technische middelen en (interne) bedrijfscontroles voldoende bewijs oplevert. Een mogelijk aanvullend bewijsstuk dat erkend wordt door de administratie is een auditcertificaat, waarbij een externe auditor de doeltreffendheid van de bedrijfscontroles evalueert.
Bovendien heeft de administratie bevestigd dat zij geen (voorafgaande) uitspraken (meer) zal doen over de geschiktheid van welbepaalde processen of softwaretoepassingen om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van facturen te waarborgen.
legaladvicehelp.me 